Een Request for Proposal is een aanvraag voor een oplossing bij meerdere partijen, waarin je de situatie en de vraag beschrijft, inclusief eventuele extra voorwaarden. Bedrijven of organisaties zetten deze in voor een efficiënter aanbestedingsproces, bijvoorbeeld bij het laten maken van een nieuwe website. Hoe schrijf je een goede RFP voor jouw website? Je leest het in onze nieuwe blog.
Wat zijn RFP’s?
Bij een Request for Proposal leg je jouw project voor bij meerdere partijen. Je beschrijft als opdrachtgever de situatie en de vraag, inclusief eventuele voorwaarden die er zijn. Op deze manier heb je een document waarin het project is beschreven en kun je diverse oplossingen ophalen bij verschillende partijen. Een aangeschreven partij reageert schriftelijk met een oplossing op je RFP. Zo kun je meerdere oplossingen vergelijken en kijken wat het beste bij je bedrijf past. Bovendien creëer je op deze manier een gelijk speelveld voor alle partijen aan wie je schrijft.
Er zijn verschillende documenten waaruit je kunt kiezen voor jouw project of vraag:
Voor wie zijn RFP’s interessant?
Het gebruik van een RFP is vooral interessant voor grotere bedrijven en organisaties, omdat het het aanbestedingsproces vergemakkelijkt en de opstelling ervan doorgaans de nodige tijd vergt. Maar niets houdt kleinere bedrijven tegen om een RFP te schrijven voor hun projecten. Met een RFP kan een bedrijf een weloverwogen keuze maken welke partij en welke oplossing het beste past.
Naar wie kun je jouw RFP sturen voor je website? Zoek online welke partijen voor jou interessant zijn en lees reviews. Ga na welke sites jij mooi vindt en check die websitebouwer. Zoek specifiek naar partijen die bepaalde onderdelen uitvoeren als je specifieke technische eisen hebt, zodat je zeker weet dat de partner ermee aan de slag kan.
Wanneer is een RFP een minder handig middel voor je bedrijf? Als je niet voldoende personeel beschikbaar hebt om feedback te geven, geen projectmanager hebt om het project op te pakken, of simpelweg niet genoeg tijd hebt om alle oplossingen en opties te beoordelen.
Hoe stel je een RFP voor je nieuwe website op?
Hoewel je zelf waarschijnlijk niet erg thuis bent in de wereld van websiteontwikkeling, is het belangrijk helder op te schrijven wat je zoekt in de nieuwe website en wat je verwachtingen zijn. Houd het simpel en duidelijk bij een RFP voor jouw website, geen document van tientallen pagina’s. Wees niet te vaag, anders kun je geen passende oplossing verwachten voor het probleem. Maar als je te gedetailleerd bent, beperk je de aangeschreven partij in vrijheid en creativiteit om tot een oplossing te komen. Zij zijn immers elke dag bezig met webdevelopment en weten beter wat er mogelijk is: vraag hen juist om advies.
Denk na over een exit-strategie
Neem in je RFP voor een website ook een exit-strategie op: wat als de samenwerking niet meer goed bevalt? Kun je dan naar een andere partij gaan? JKC werkt met WordPress, een open-source CMS (openbaar, niet gelicentieerd) waar meer dan 43,5% van het internet wereldwijd op draait. Doordat wij WordPress gebruiken, is er geen sprake van een vendor lock-in en kan een andere partij eventueel het onderhoud en de doorontwikkeling overnemen. Werken in een eigen CMS heeft bepaalde voordelen voor jou als bedrijf, maar het maakt je er wel compleet van afhankelijk.
Dit zijn belangrijke onderdelen in je RFP:
- Inleiding
- Over je bedrijf
Jij gaat niet alleen een samenwerking aan met een partij, maar zij ook met jou. Vertel meer over je bedrijf zodat de aangeschreven partij ook kan beslissen of ze willen samenwerken of niet. Een RFP opstellen maar ook beantwoorden kost tijd, daarom is het voor beide partijen belangrijk om te zien wat de verwachtingen zijn en of het een match is of niet. Vertel kort wat je bedrijf doet en wie je doelgroep is. Die persoonlijkheid heeft namelijk ook invloed op hoe de website tot stand komt en het eindresultaat.
- Het doel van je website
Zorg dat jouw vraagstelling helder is: wat wordt het doel of wat zijn de doelen van de nieuwe website?
- Status van de huidige website
Neem de huidige website onder de loep en bekijk wat momenteel niet goed werkt. Geef dat ook eerlijk aan; alleen zo weet de webdeveloper waar hij verbeteringen aan moet brengen.
- Scope
Bepaal de scope van het project: wat zijn de benodigde kenmerken of functies van de nieuwe website? Denk dan aan bepaalde technische functionaliteiten.Een aantal voorbeeld eisen zijn:
- Flexibiliteit: zelfstandig aanpassingen kunnen uitvoeren in je website
- Snelheid: gemeten met objectieve software zoals PageSpeed Insights of GTmetrix.
-
- Beveiliging: 2FA: tweevoudige verificatie
- Integraties: werken met je huidige CRM (customer relationship management) of ATS (applicant tracking system)
- Privacy: verwerkersovereenkomst, cookies, cookiebanner, Consent Mode V2, tracking met Google Tag Manager en Google Analytics
- SEO: optimalisatie van de vindbaarheid in Google
- Contentmigratie: wat gebeurt er met de huidige content in je website?
- Copywriting: lever je zelf teksten aan, moet de partij waaraan je de RFP vraagt dit doen, of kies je voor een hybride-oplossing?
- Specificaties voor eCommerce, wanneer dit van toepassing is
- Verwachtingen en eisen
Stel de verwachtingen helder: wat is er nodig en wat is optioneel? Geef een aantal websites op die je mooi vindt en vertel waarom, en benoem een aantal concurrenten. Benoem wat de creatieve richtlijnen zijn voor de aangeschreven partij.
- Projectplanning en deadlines
Geef in grote lijnen de projectplanning en belangrijke deadlines. Wanneer start het project, wat zijn belangrijke mijlpalen en wat is de gewenste oplever- en livegangdatum? Benoem bijvoorbeeld ook de werkwijze van het team en de teamrollen binnen je bedrijf.
- Budget: niet verplicht
Een budget in de RFP voor je website opnemen is niet verplicht. Het is slim om je budget modulair op te bouwen zodat je inzicht hebt in de prijsopbouw en je zo kunt kiezen om bepaalde onderdelen niet uit te voeren, mocht dat noodzakelijk zijn.
- Beoordelingscriteria + inzendinstructie
Waar beoordelen jullie de voorstellen op (denk aan expertise, vaardigheden en werkwijze), waar moet het voorstel uit bestaan en hoe moet dit worden ingezonden?
- Contactinformatie
Waar kan de aangeschreven partij vragen stellen als dat nodig is.
Dien een RFP in voor jouw website bij JKC
Op zoek naar een partij voor websiteontwikkeling voor jouw bedrijf? Wij hebben klanten door het hele land en hebben meer ervaring met grotere projecten. Wij stellen vrijblijvend een offerte voor je op na het indienen van je RFP voor een website.